El bajo rendimiento es una de las mayores preocupaciones de todas aquellas personas que están realmente motivadas a alcanzar el éxito, porque saben que lo importante no es solo lograr cumplir con las actividades programadas, sino hacerlo de la forma más productiva.
En este artículo nos enfocaremos principalmente en el bajo rendimiento laboral, ese que sucede en las empresas. Echaremos un vistazo, no solo a las causas del bajo rendimiento sino también a sus consecuencias, pero tranquilo que esto no es una película de terror, este cuento tiene un final feliz.
El bajo rendimiento es algo negativo y puede tener consecuencias tan nefastas como hacer fracasar nuestros proyectos personales, pero en este artículo te mostraremos una serie de soluciones muy interesantes para abordarlo y lograr retomar el camino del éxito.
Causas del bajo rendimiento
Los factores que pueden influir en el bajo rendimiento son muy variados, lo importante es saber detectarlos para poder abordarlos. Sin embargo, antes de entrar en mayor profundidad con otros detalles, vamos a centrarnos por un momento en lo referido a la gestión del tiempo.
Muchas veces el bajo rendimiento se debe a que el tiempo no nos alcanza, a que no contamos con el tiempo suficiente para cumplir con todas las tareas que nos habíamos propuesto en un principio. Pero, ¿será cierto que no nos alcanza? ¿No será que no lo sabemos aprovechar o que incluso lo malgastamos?
Gestión inadecuada del tiempo
Los expertos suelen darle un nombre a eso último, y lo llaman “Gestión inadecuada del tiempo”. La gestión del tiempo es un factor clave dentro de cualquier actividad que realicemos con el objetivo de ser productivos, porque mientras mayor provecho a cada minutos, mayores beneficios obtendremos.
Procastinación
Existen muchos factores que pueden conllevar a una gestión inadecuada del tiempo, como estar muy ocupados en varias tareas al mismo tiempo, la presencia de elementos distractores y el no estar realmente motivados, entre otros.
Esto último, es decir, la falta de motivación, puede desembocar en un fenómeno tan peligroso como incluso desagradable, como lo es la procastinación. Es una palabra rara, lo sabemos, peo también sabemos que ya la debes haber escuchado por lo menos una vez en la vida, y en caso de que no, seguramente lo has experimentado pero no sabías que tenía ese nombre.
La procastinación es un fenómeno en el que de manera inconsciente postergamos una o varias tareas que tengamos pendientes por hacer, dándole largas al asunto, dedicándonos a casi cualquier otra cosa que se nos atraviese antes que a esa función principal que debemos cumplir.
Ejemplos de procastinación
Si con la definición aún no ha quedado del todo claro lo que es la procastinación, te daremos algunos ejemplos para que veas de qué trata. Seguramente te sentirás reconocerás al menos uno:
- Cuando estamos trabajando en casa, o estudiando, y anteponemos mil labores del hogar como lavar los platos, limpiar la cochera, bañar al perro. Siempre decimos algo como “hago esto y después sí voy a lo que tengo pendiente. Y así va transcurriendo el tiempo hasta que sin darnos cuenta, ya no nos queda nada de eso.
- Cuando estamos en la oficina y miramos a nuestros compañeros para ayudarlos con cualquier tarea que ellos tengan antes de atender las nuestras.
- Cuando debemos dirigirnos hacia un lugar pero nos inventamos mil excusas antes de salir como tomar una ducha, elegir bien el atuendo a utilizar, realizar algunas llamadas primero para dejar equis asuntos listos. Nada de eso sería negativo, el problemas es que damos vueltas y vueltas y desperdiciamos tiempo muy valioso en ello.
Lo importante, sea cual sea el caso, es aprender a identificar que estamos incurriendo en procastinación para que podamos evitarla de manera consciente, porque lo difícil no es el fenómeno en sí, sino el hecho de que como es algo que hacemos casi sin darnos cuenta, nos costará reconocerlo y por ende abordarlo.
Otros factores
Como dijimos un par de párrafos más arriba, la procastinación no es lo único que nos lleva a una gestión inadecuada del tiempo, pero es tan común hoy día que quisimos dedicarle un apartado especial dentro de este artículo. Sin embargo, a continuación te detallamos una lista con una serie de elementos distractores muy comunes hoy en día que conllevan a la gestión inadecuada del tiempo:
Teléfono: bien sean las llamadas y los mensajes o simplemente las notificaciones de todo tipo que recibimos constantemente en el celular. Estudios confirman que perdemos demasiado tiempo en el celular, especialmente revisando la pantalla para mirar las notificaciones de cosas que incluso no tienen relevancia alguna.
Las constantes y eternas reuniones: Sucede mucho en ambientes laborales donde para casi todo se organiza una reunión, sucediendo que nada más en convocar a todos los que deben estar presentes se puede perder tiempo muy valioso.
Internet: Es una herramienta muy valiosa que a la vez es un arma de doble filo. Un segundo está leyendo un artículo interesante que puede aportar ideas a tu trabajo, y al siguiente estás viendo vídeos graciosos de gatos.
Consejos para mejorar la gestión del tiempo y el rendimiento laboral
Como dijimos al principio, no todo es terror en este artículo. Así como te hablamos que todo lo negativo de la gestión inadecuada del tiempo, también te traemos varios consejos para mejorar la gestión del tiempo, incluyendo un ejercicio para ello.
- Aprende a organizarte mejor de manera que te distraigas menos.
- Intenta enfocarte en lo que es realmente prioritario.
- Desconéctate de las distracciones.
- Prioriza tareas y objetivos
Si quieres adentrarte en cómo mejorar la gestión del tiempo pincha aquí.
Existe un ejercicio que perfectamente sintetiza todos esos consejos, y es el que te presentamos a continuación:
La matriz de gestión del tiempo
Esta estrategia consiste en clasificar las tareas según su urgencia y su importancia, y para ello debemos determinar el significado de ello. Importante es todo aquello que nadie más puede hacer por nosotros, y urgente es aquello que necesita hacerse de inmediato.
| Importante | Solo tú puedes hacerlo y es necesario que lo hagas: Realizar el informe que debes entregar. |
| Urgente | Lo que debes hacer de inmediato: Llamar a un cliente para cerrar un trato antes de que tome otra opción. |
| No importante | Puedes dejar que otros lo hagan: Archivar datos de la empresa |
| No urgente | Puedes postergarlo para otro momento: Revisar las notificaciones de tus redes sociales |
¿Por qué del bajo rendimiento en la gestión del tiempo?
Como puedes ver, esta matriz te permite apreciar todo con mayor claridad para poder establecer prioridades y saber, no solo qué debes hacer primero y qué puedes postergar, sino también para determinar qué tareas puedes delegar para que otros las realicen y así ganar todavía más tiempo.
Los ejemplos colocados en la tabla son solo eso, ejemplos. Tú sabrás cómo clasificar cada una de las cosas que tengas pendiente en tu día a día.
El bajo rendimiento laboral no es algo solamente producto de una gestión inadecuada del tiempo.
La motivación laboral es un asunto tan complejo como interesante que ha venido siendo estudiado desde hace años por psicólogos y expertos en la materia. Nosotros mismos le dedicamos un artículo completo que puedes leer aquí: (motivación laboral)
Cuando se trata de bajo rendimiento laboral causado por aspectos de la motivación para el trabajo, hay dos palabras claves: querer y poder.
Problemas de poder
La palabra Poder asociada al bajo rendimiento laboral es un indicador de falta de motivación que a su vez conlleva a tres frases que flotan en la mete del miembro del equipo que atraviesa por esa difícil situación de no rendir en el trabajo:
No puedo: Es cuando un empleado literalmente siente que no está en la capacidad de realizar una tarea, o al menos no de manera concreta tal como se necesita.
Ejemplo: “no puedo escribir tantas palabras por hora”
No sé: Se refiere a cuando un miembro de la empresa considera que no tiene el conocimiento para realizar la labor encomendada.
Ejemplo: “no sé utilizar el nuevo software”
No tengo recursos: Se refiere principalmente a la ausencia de un medio o herramienta que le permita realizar lo que se le ha asignado, o por lo menos no de la mejor manera.
Ejemplo: “No tengo el programa más moderno para desarrollar esa presentación”.
Problemas del querer
Por otro lado, la palabra querer, cuando se trata de bajo rendimiento laboral, suele verse reflejada de la siguiente manera:
No quiero: Cuando una obvia falta de deseo por realizar la labor encomendada.
Ejemplo: No quiero ser quien exponga en la junta.
No me interesa: Esta es tal vez la forma más clásica de falta de motivación.
Ejemplo: No me interesa realizar ese taller
No lo mereces: Está más orientada a cuando el miembro del equipo considera que no es justo que él realice esa tarea por alguna opinión negativa hacia su jefe.
Ejemplo: No traeré café a la junta, no es mi trabajo.
Como hemos visto, tanto el querer como el poder, son factores muy influyentes en el bajo rendimiento laboral, vistos desde la óptica de la motivación. Puede suceder que un empleado sí quiera pero no pueda, también es posible que pueda pero no quiera, y en el más complejo de los escenarios, el empleado no quiero y no puede al mismo tiempo. Todos esos escenarios, una vez jugados, conllevan a fenómenos muy claros de falta de motivación, que veremos a continuación:
Desmotivación
Puedo pero no quiero: Los expertos aseguran que cuando un empleado puede realizar una tarea pero no quiere hacerlo, suele deberse a la ausencia de algo que finalmente conlleva a la desmotivación.
El primer paso para corregir ese fenómeno es indagar hasta encontrar qué originó la desmotivación, es decir, qué es eso que falta, eso que no tiene. La respuesta a esa pregunta puede ser muy amplia, todo varía según el escenario. Nuestro consejo es que lo mejor es conversar directamente con él y entender sus motivos.
Puede suceder que sea la falta de un incentivo, de inclusión, de mejores condiciones. Como ya hemos dicho, las causas pueden ser diversas. Pero de un modo u otro, lo importante es dar con la raíz del problema para luego proceder a aplicar correctivos y estrategias que permitan que ese empleado vuelva a un estado óptimo de motivación.
Frustración
Sí quiero pero no puedo: El propio término lo dice todo, es cuando el empleado tiene el deseo, las ganas, incluso la motivación misma, pero no puede realizar la tarea. Esto suele deberse a carencia de recursos generalmente, aunque bien podrían influir algunos otros factores como impedimentos ajenos a él.
Cuando existe frustración, el empleado, por muy motivado que haya estado en algún punto, termina por cansarse de no poder realizar esa tarea que desea ejecutar pero que se le hace imposible.
Hay que buscar ser creativos, dar con la verdadera causa de esa frustración, con el impedimento original, para así poder dotarlo de lo necesario. Lo recomendable para estos casos puede ir desde charlas y talleres hasta la dotación de equipos y herramientas.
Resentimiento
No quiero + no puedo: Este es el más peligroso de los escenarios. Se trata de cuando un empleado está tan cerrado en no querer hacer algo, que en serio tampoco lo va a poder hacer. Suele deberse a cuestiones más que todo emocionales, donde la motivación es factor clave.
Aquí hay que ser muy diligentes y abordar el problema de raíz, directo al grano, con las mejores intenciones posibles para calmar los ánimos y lograr que el empleado recupere poco a poco su motivación. No esperes que suceda de un día para otro.
Nuestro consejo es que no le des largas ni andes con rodeos. Ve directo al grano. Indaga, conversando incluso con el propio empleado que padece el resentimiento, para descubrir qué lo causó y cómo puedes solucionarlo, pues solo él podrá darte las mejores respuestas a esas interrogantes.
5 claves para abordar el bajo rendimiento laboral en tu empresa
El mejor consejo que podemos darte es que no espere a que haya muestras claras de frustración, desmotivación o resentimiento. La mejor cura para cualquier mal siempre es la prevención. Cuando veas que los niveles de rendimiento no son óptimos, aborda el asunto de inmediato.
A continuación te presentamos 5 claves para ello:
1.- Identifica la causa
Para ello puedes realizar tests, entrevistas, evaluaciones silenciosas. Sé creativo. La estrategia puedes escogerla o incluso crearla tú mismo. Lo importante es que te enfoques en realmente encontrar la causa.
2.- Usa lenguaje empático
Una vez que hayas identificado niveles bajos en el rendimiento laboral de tus empleados, no abordes el asunto con reproches. Tienes que ser lo más empático posible para que el empleado se sienta en confianza y pueda manifestarte sus más sinceras opiniones sobre lo que lo mantiene en ese estado.
3.- Traza una estrategia asertiva
Te aplaudimos que desees abordar el bajo rendimiento de tu empleado, pero no generalices. Debes tomar en cuenta todos los factores, especialmente los individuales, los que lo afectan exclusivamente a él, y en función de ello diseñar y ejecutar un plan adecuado.
4.- Evalúa el proceso y los resultados
Una vez que trazas y ejecutas una estrategia para atender el bajo rendimiento laboral, es importante llevar un registro de los progresos in esperar a llegar a la etapa final del proceso. Eso te permitirá identificar si la estrategia es realmente la más adecuada para el caso.
5.-Mantén informado al empleado
Y felicítalo cuando sea justo, cuando hayas evidenciado progreso. Infórmale cómo van sus niveles de rendimiento y no lo olvides, mantén siempre un tono y un lenguaje cordial y respetuoso.