En este post hablaremos de uno de los temas que más nos debería preocupar a todos para poder ser lo más productivo posible, el tiempo o mejor dicho la gestión eficaz del tiempo. Como cualquier herramienta de las que manejamos todos los días el tiempo es una más, y a día de hoy existe un montón de material didáctico para mejorar con ella.
Gestión eficaz del tiempo
En el post hablaremos de los dos planos básicos en la gestión del tiempo: La gestión del tiempo personal y la gestión del trabajo.
¿Cómo aprovechar mejor mi tiempo?
A día de hoy, y sobre todo gente con experiencia en el mundo del emprendimiento empieza a valorar más el tiempo que el dinero. Los freelance utilizan la medición del tiempo en dinero para generar sus presupuestos. El tiempo se expande y se contrae según la actividad que llevemos a cabo. A veces, estamos jugando o leyendo y el tiempo se nos pasa volando, otras veces estamos esperando algo y el reloj parece que no corre, ¿A quien no le ha pasado esto? y es por eso, que en este artículo vamos a dar los mejores consejos para la gestión del tiempo.
GESTIÓN DEL TIEMPO PERSONAL
Decide un objetivo al día.
Márcate un objetivo al día y consíguelo. Empecemos con algo facilito, solo un objetivo al día. cuando te levantes de la cama piensa, ¿Cual va a ser el objetivo del día? Quizá sea uno fácil y sencillito y en media hora lo hayas terminado, ¡mejor! ¡ya está hecho!
Con este sencillo método conseguirás 365 objetivos al año, que a lo largo de un año son muchos objetivos. Puede también ser un mini-objetivo agrupado en un objetivo mayor que no se pueda conseguir en un día, también es una buena idea.
Normalmente, las personas empiezan el día con el móvil o el ordenador y empiezan a dedicarse a hacer objetivos para otros, tales como, contestar emails, llamadas, recibir clientes o ayudar a compañeros o tareas del jefe. Finalizan los días y no he conseguido ni el objetivo marcado de media hora impuesto al levantarte.
Márcate un compromiso global.
Las motivaciones vienen y van, hay días en los que te levantas y solo te apetece volver a la cama. Día sin motivación y sin ganas de nada. Cuando pasa este tipo de escenarios tener creado un compromiso global contigo mismo siempre ayuda.
El compromiso general hace que las tareas arduas, pesadas y poco motivacionales marquen un camino distinto.
-Tengo que hacer esta tarea, no me apetece, aún así, si me la quito de en medio estaré un paso más cerca de mi compromiso general. ¡Cuanto antes me la quite mejor!
Aprende a decir NO.
Existen personas que les cuesta mucho decir no a planes o tareas. El día es muy largo y llegará todo tipo de gente, oportunidades e invitaciones. La gente productiva sabe decir «No» cuando realmente lo necesita.
Comprendo que decir no parece de gente poco agradable, pero si se entrena el decir no de una forma asertiva y con una razón simple de por medio, a nadie le molestará.
Del tipo, «ahora estoy terminando un trabajo, déjame acabarlo y en cuanto acabe te echo una mano en lo que necesitas»
Los compromisos laborales y sociales siempre van a estar ahí media hora después de acabar con tu objetivo diario o después de ese informe que necesitas acabar hoy. Aprender a decir no en algunos tiempos reservados eleva tu productividad.
Estúdiate. ¿Eres Búho o Gallina?
Esta pregunta mejora la productividad de las personas en la forma de ver cuando se concentran más a tareas. Existe gente que con la caída del solo mejora su productividad a tareas, otras que prefieren por la mañana cuando están frescos. Yo personalmente, soy gallina y al hacerme esta pregunta me gusta irme a la cama temprano para despertarme pronto y que me cundas las mañanas. Otros compañeros esperan a las 23:00 que hay calma en el ambiente y ya no hay interrupciones de móvil, ni familiares para concentrarse. ¿Tu qué eres búho o gallina? Me encantaría saberlo en los comentarios.
La mayor parte de los trabajos se pueden hacer en la mitad de tiempo.
Cualquier trabajo que hagas se puede expandir hasta el límite que tu le pongas. Muchas veces no te ha ocurrido haciendo el típico trabajo de colegio o universidad que nunca lo tenías perfecto para entregar. Y otras también te ha ocurrido que lo tienes que entregar mañana y lo haces de un día para otro.
Al final, el tiempo que le proporcionas no tiene que ser tan radical pero buscar un término medio sabiendo cuanto tienes que dedicar por tarea, sería ideal.
Apaga tu televisión.
Está demostrado que la televisión es una de las actividades que más energía nos quita. La media de horas de televisión por persona es muy alta, por lo que nos roba tiempo y nos aporta muy poco. De hecho, hay estudios que dicen que la televisión puede ser una adicción como la cafeína o el juego. Siempre que acabas de ver la televisión te acuestas cansado, sin embargo, otras veces que lees un libro te revitaliza y te dan ganas de hacer cosas, marca que cosas o que personas te roban energía. Ten por seguro, que la televisión no aporta.
Encuentra a tus enemigos del tiempo.
Simplemente estúdiate, a lo mejor tienes que buscar a tus enemigos del tiempo. Mira ver en qué pierdes más horas y porque, te dejo aquí algunas posibilidades:
- No planificar el tiempo.
- Confundir tus prioridades.
- La impuntualidad.
- La falta de concentración.
- El excesivo perfeccionismo.
Estudia cualquier día de tu vida y mira en qué tiempo has hecho cada tarea. Esta actividad te dará una idea aproximada de cuales son las cosas que más tiempo te llevan y que quizá no querías haberle dedicado tanto.
Haz las cosas al instante.
Posponer todo suele ser mala idea. A veces, intentar resolver problemas rápido ahorra tiempo. Quítate de problemas, no llenes tu bandeja de papeles de tareas. Llama resuelve la operación y a otra cosa mariposa. Si pospones que sea con inteligencia, ya sea, porque quieres delegar, porque serás más eficiente en otro horario o porque básicamente no tienes las herramientas adecuadas ahora.
Sinceramente, quitarte tres tareas rápidas en una hora por no posponerlas hará que te sientas más feliz por tu productividad.
Divide tu área de influencia de tu área de preocupación.
Diferenciar el área de influencia del área de interés es una herramienta muy poderosa que utilizamos en coaching. La toma de decisiones que has creado y la relevancia que tienes a tu alrededor sobre un tema hace que sea tu área de influencia.
El área de interés engloba otros temas que te resultan relevantes pero que a día de hoy no tienes medios para cambiarlos.
Por ejemplo: La sequía en el río tajo sería tu área de preocupación aunque no malgastar agua en tu casa marcaría tu área de influencia.
Pon el foco en tu área de influencia para hacer más grande el círculo. Si algún día quieres tener peso en tu área de interés simplemente tendrás que hacer más grande el círculo del área de influencia hasta que coja al área de interés.
Espero que estos consejos a modo de píldora te hayan servido de utilidad para la gestión del tiempo personal. Si te han parecido interesantes, pasamos ahora a la gestión del tiempo en el trabajo.
GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO
Para mejorar la gestión del tiempo en la empresa primero debemos enmarcarla en grupos etiquetados de tiempo. Ahora vamos a explicar las formas que existen de ocupar el tiempo en el trabajo. Quiero que pienses cuanto le dedicas a cada cosa, si tu gestión es óptima y en el caso de no serlo, cómo la cambiarías.
Existen 3 maneras de ocupar el tiempo mientras emprendes o mientras gestionas tu empresa:
- Enfocando tus tareas al pasado.
- Enfocado tus tareas al presente.
- Enfocado tus tareas al futuro.
En el primer caso, si te ocupas del pasado, estarás en forma de análisis. Estudiarás tus gráficos, tus excel, contabilidad y todo lo que tiene que ver con esa rama.
Si es el segundo caso, si te ocupas del presente estarás en plan de gestión, ir al banco, atender el teléfono, colocar papeles, administrar tareas y más.
O el tercer caso, te ocuparás del futuro y por lo tanto de estrategias, marcar sistemas, pensar nuevas fuentes de ingreso, realizar acciones que intervengan en mejorar…
Para marcar una buena gestión del tiempo en el trabajo es imprescindible comprender en qué fase estas a cada momento para intentar maximizar tu tiempo a la hora de lograr tus objetivos empresariales.
Ahora, existen a grandes rasgos otras cuatro formas de dedicarle el tiempo al trabajo, siempre y cuando no tengas un trabajo mecánico o ya preestablecido:
La primera es la PRODUCCIÓN. Dentro de la producción hablamos de todas las formas que tienes de generar tu producto o servicios. Si eres una fábrica de muebles, creando sillas. Si eres diseñador web creando una landing page.
La segunda son los PROCESOS. A grandes rasgos son las operaciones que haces al día que vinculan al mundo de la empresa, papeleo, reuniones, contabilidad, bancos y todo ese tipo de cosas.
La tercera es la INNOVACIÓN. Formas de mejorar tu negocio que antes no estaban, sacar nuevas cosas y que busquen mejorar lo que hay en el mercado.
Por último y no menos importante las Técnicas de mercadotecnia o MARKETING. En ella haces todas las acciones referente a las ventas.
Planificar acciones de ventas con mucha frecuencia es una de las claves del éxito.
Cómo habrás notado las categorías van interrelacionadas, y es aquí donde tendrás que decidir cuanto tiempo le quieres dedicar a qué cosa. Expongo las relaciones:
Enfocada con el pasado y presente – Producción y procesos
Enfocada en el futuro – innovación y marketing.
Necesitas ponerte un plan de acción en tu vida laboral. Para que funcione tu empresa y ser eficaz con tu tiempo, siempre dentro de la lógica. En una empresa promedio, la fase de marketing al menos, debería llevarte entre un 40 y 50 %. El resto son más variables según modelos de negocio. Para conseguir este tipo de números uno de los mejores consejos es que delegues.
Delegar es una forma de obtener tiempo para dedicarlo a algo no más importante pero sí, que solo puedas hacer tú. Ejercicios como contabilidad, contestar al teléfono, a la larga se pueden delegar. De esta manera, debes construir una estrategia o sistema de delegación para liberalizar tu carga.
Si te ha gustado, déjanos un comentario con tu opinión y tu experiencia en la maximización de la gestión del tiempo. Seguro que tú, tienes tu propio método.